Jak wpisać posadzenie lasu w koszty firmy?
Większość właścicieli firm pyta nas o podatki, zanim jeszcze wezmą łopatę do ręki i ubrudzą buty w katowickim błocie. To zdrowe podejście, bo nikt nie chce tłumaczyć się przed urzędem skarbowym z 83 posadzonych buków, jeśli faktura jest źle opisana. Wyjaśniam konkretnie, jak zaksięgować nasze wspólne sadzenie, żeby zyskała na tym i planeta, i Twój portfel.
Nazwa usługi na fakturze a kontrola skarbowa
W Gbvisit wystawiamy faktury, które przechodzą przez systemy księgowe bez zgrzytów, bo wiemy, że diabeł tkwi w nazewnictwie. Najbezpieczniejszą formą rozliczenia jest wpisanie usługi jako 'Działania promocyjno-marketingowe' lub 'Organizacja eventu integracyjnego z elementem ochrony środowiska'. Urząd skarbowy w 2024 roku rzadko kwestionuje takie wydatki, o ile firma potrafi wykazać, że sadzenie lasu faktycznie buduje wizerunek marki. Jeśli Twoja firma z branży transportowej posadzi 47 drzew i pochwali się tym na swojej stronie internetowej, jest to jasny sygnał dla fiskusa, że wydatek służy przychodom.
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kosztem uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Sadzenie lasu z zespołem to nie jest tylko zabawa w ziemi, ale budowanie lojalności pracowników i klientów. Przykładowo, jedna z firm logistycznych z Gliwic, z którą pracowaliśmy w październiku ubiegłego roku, rozliczyła wyjazd dla 12 pracowników jako koszt szkolenia BHP połączonego z warsztatem ekologicznym. Wszystko zależy od tego, jak Twój księgowy podejdzie do dokumentacji, którą od nas otrzymasz po zakończeniu prac.
Pamiętaj, że certyfikat to tylko papier, liczy się drzewo w ziemi i realny ślad w dokumentach. Nie wrzucaj faktury do segregatora bez opisu. Dodaj notatkę, że akcja miała na celu poprawę postrzegania firmy w regionie lub była częścią strategii pozyskiwania kontraktów od zagranicznych partnerów, którzy wymagają raportowania wpływu na środowisko. Takie 3 zdania opisu potrafią uratować sytuację podczas rutynowej kontroli, która może zdarzyć się nawet 3 lata po samym wydarzeniu.
Las nie urośnie od samego gadania, a faktura sama się nie obroni przed urzędem bez dobrego opisu marketingowego.
Reprezentacja czy reklama? Cienka granica
To jest najczęstszy błąd przy rozliczaniu działań proekologicznych w małych firmach zatrudniających do 18 osób. Koszty reprezentacji (obiady z klientami, drogie prezenty) nie są kosztem uzyskania przychodu, ale reklama już tak. Dlatego akcja sadzenia lasu musi mieć charakter publiczny. Nie chowajcie tego przed światem. Wyślijcie zdjęcia do lokalnej gazety, wrzućcie post na LinkedIn, a fakturę opiszcie jako kampanię wizerunkową. My dostarczamy 14.5 GB surowych zdjęć i filmów z każdej akcji, więc dowodów na to, że reklama faktycznie miała miejsce, Wam nie zabraknie.
W marcu 2024 roku jeden z naszych klientów z Sosnowca zapytał, czy może odliczyć 23% VAT od usługi sadzenia 156 sosen. Odpowiedź brzmi: tak, o ile wydatek jest związany z czynnościami opodatkowanymi firmy. Jeśli Twoja firma sprzedaje usługi lub towary z VAT, to walka ze śladem węglowym poprzez sadzenie lasu jest traktowana jako element ogólnych kosztów prowadzenia działalności. To tak samo jak wydatki na wizytówki czy stronę www, tylko że zamiast papieru w śmietniku, masz rosnące drzewa, które pracują na Twoje nazwisko przez dekady.
Często spotykamy się z obawą, że 'ekologia to fanaberia'. Nic bardziej mylnego. Pracujemy w błocie, żeby Twój raport był czysty i żebyś mógł pokazać konkretne liczby. Jeśli wydasz na akcję z nami 4800 zł netto, to realnie obniżasz swój podatek dochodowy o kilkaset złotych, zależnie od formy opodatkowania. To nie jest 'spalanie pieniędzy', to inwestycja w trwały składnik majątkowy Twojej reputacji, który w przeciwieństwie do firmowego samochodu, z każdym rokiem zyskuje na wartości zamiast tracić.
Darowizna na cele środowiskowe – alternatywna ścieżka
Jeśli nie chcesz rozliczać akcji jako marketingu, możesz pójść drogą darowizny. Tutaj jednak musisz uważać na limity. W Polsce firma może odliczyć darowizny do wysokości 10% dochodu (w przypadku CIT) lub 6% (w przypadku PIT). To rozwiązanie jest dobre dla bardzo małych firm, które nie mają budżetu reklamowego, a chcą po prostu zrobić coś dobrego. My jednak zazwyczaj rekomendujemy model usługowy, ponieważ jest on bardziej elastyczny i pozwala na pełne ujęcie kosztów w danym miesiącu, co jest kluczowe dla zachowania płynności finansowej.
Podczas sadzenia w okolicach Mikołowa w maju ubiegłego roku, jeden z właścicieli biura rachunkowego zauważył, że rozliczenie darowizny wymaga znacznie więcej 'papierologii' niż zwykła faktura za usługę. Trzeba mieć potwierdzenie przelewu, umowę darowizny i oświadczenie obdarowanego o przyjęciu środków. W modelu Gbvisit dostajesz po prostu fakturę VAT, którą księgujesz tak samo jak paliwo do auta czy czynsz za biuro. To oszczędza około 3.2 godziny pracy Twojego działu księgowości, co przy obecnych stawkach za godzinę pracy księgowego też jest konkretną oszczędnością.
Warto też wspomnieć o ulgach podatkowych na CSR, o których coraz głośniej w ministerstwach. Choć na ten moment nie ma jednej, dedykowanej 'ulgi na las', to interpretacje izb skarbowych z ostatnich 8 miesięcy są bardzo korzystne dla przedsiębiorców proekologicznych. Kluczem jest wykazanie związku przyczynowo-skutkowego między wydatkiem a Twoją marką. 43 firmy już nam zaufały i żadna z nich nie miała problemów z rozliczeniem kosztów, bo każda dostała od nas pełną dokumentację przebiegu prac.
Model usługowy oszczędza średnio 3 godziny pracy księgowej w porównaniu do rozliczania darowizny.
Certyfikat CO2 – czy to jest środek trwały?
Wiele osób myśli, że certyfikat CO2, który wystawiamy, to jakiś skomplikowany instrument finansowy. Dla małej firmy to po prostu dokument potwierdzający wykonanie usługi. Nie musisz go wpisywać do ewidencji środków trwałych ani martwić się amortyzacją. To po prostu dowód dla Twoich partnerów biznesowych, że Twoja firma realnie działa na rzecz klimatu. Certyfikat jest wystawiany na konkretną liczbę drzew – na przykład 87 sztuk – i przypisany do konkretnej działki leśnej z numerem geodezyjnym. To najwyższy poziom transparentności, jaki możemy zapewnić.
Jeśli Twoja firma planuje starać się o kredyt w banku lub dotację z UE, taki certyfikat może być wart więcej niż gotówka. Banki coraz częściej sprawdzają tzw. wskaźniki ESG (Environmental, Social, and Governance). Posiadanie udokumentowanej akcji sadzenia lasu może obniżyć marżę kredytu o ułamek procenta. Przy kredycie obrotowym na kwotę 150 000 zł, nawet drobna obniżka marży zwraca koszt całej akcji sadzenia drzew w ciągu pierwszego roku. To są twarde dane, a nie 'zielone gadanie'.
Być może słyszałeś o giełdach uprawnień do emisji, gdzie obracają miliony euro. My działamy na inną skalę – lokalną, namacalną i bezpieczną prawnie. Nasze certyfikaty nie są do odsprzedania, one należą do Twojej firmy na zawsze. To tak jak z certyfikatem jakości ISO – kupujesz go raz, wdrażasz procedury i czerpiesz korzyści z bycia lepszym dostawcą dla swoich odbiorców. Jeśli Twój kontrahent z Niemiec czy Skandynawii zapyta o politykę ekologiczną, kładziesz nasz certyfikat na stole i zamykasz temat w 47 sekund.
Dokumentacja fotograficzna – Twój bezpiecznik
W Gbvisit nie tylko sadzimy, ale też dokumentujemy każdą minutę pracy. Dlaczego? Bo zdjęcie Twojego zespołu z łopatami przy tablicy z nazwą firmy to najlepsza polisa ubezpieczeniowa na wypadek kontroli skarbowej. Urzędnik może zakwestionować fakturę, ale trudno mu będzie zakwestionować 156 zdjęć z placu budowy lasu. Każda paczka dokumentacji zawiera koordynaty GPS, datę i listę gatunków drzew. To sprawia, że koszt staje się 'bezdyskusyjny'.
Podczas sadzenia w listopadzie, jedna z firm z branży IT poprosiła nas o krótkie wideo z podziękowaniami dla ich klientów. To wideo zostało wyświetlone 318 razy na ich profilu firmowym. Każde wyświetlenie to twardy dowód na to, że wydatek na las był wydatkiem reklamowym. Z punktu widzenia prawa podatkowego, zasięgi w mediach społecznościowych są idealnym uzasadnieniem dla zaliczenia faktury do kosztów uzyskania przychodu. To prosta matematyka: koszt akcji podzielony przez liczbę kontaktów z marką.
Podsumowując, rozliczenie sadzenia lasu jest proste, jeśli masz profesjonalnego partnera, który rozumie polskie realia biznesowe. Nie szukaj skomplikowanych konstrukcji prawnych. Postaw na marketing, udokumentuj to naszymi materiałami i śpij spokojnie. Twoja firma będzie miała swój własny kawałek lasu, a Ty będziesz miał czyste sumienie i porządek w papierach. Jeśli masz więcej pytań o specyficzne zapisy w umowie, po prostu daj znać – nasz zespół prześle Ci wzory dokumentów w ciągu 24 godzin.
